Como dar conta de tantas tarefas

Hoje vou contar como foram os últimos dias e como faço para dar conta de tarefas tão diferentes em um curto período de tempo. Me acompanhe!

No post de ontem falamos sobre a ansiedade e o quanto ela pode prejudicar nossas tarefas diárias nos fazendo perder tempo (para ler, clique aqui). Para exemplificar como otimizo meu tempo, vou contar como foi minha semana e espero inspirá-la a usar melhor suas 24 horas. 😀

Segunda-feira – Tarefas:

1. Fotos de culinária às 9h
2. Escrever os roteiros dos vídeos para edição
3. Enviar orçamentos para 2 clientes 
4. Emissão de notas fiscais
5. Pagamento de contas
6. Organizar sessão de vídeos de terça e quarta (roteiros e utensílios)
7. Retirar dolma na costureira (camisa de chef de cozinha)
8. Correio
9. Enviar a apresentação da palestra na ESPM
10. Verificar o andamento do lançamento Virada Financeira
11. Escrever post de terça-feira para o blog
12. Gerenciar redes sociais e blog

Basicamente tive 12 tarefas principais nesse dia (que muitas vezes desencadeiam tarefas secundárias). Além de não serem poucas, o mais desafiador é que elas eram muito diferentes umas das outras.

Algumas eu faria no meu escritório, outras na rua, algumas com horário, outras dependendo da minha organização.

Acima temos uma das fotos produzidas que foi para uma butique de doces que será inaugurada em breve aqui em SP. São 2 sanduichinhos de brownie com recheio de brigadeiro e confeitos, ai, ai, ai… Sim, eu comi os dois e ainda tomei o chocolate quente! hahahahaha

Mas, voltando ao que interessa… 😀 A primeira coisa que faço é agrupar tarefas semelhantes por temas, por exemplo:

• Financeiro – Enviar orçamentos, emitir notas fiscais e pagar contas são tarefas similares que faço sempre pela internet para ganhar tempo.

• Externas – Correio e retirar dolmas são tarefas externas, então programo um horário para sair e fazê-las de uma vez, considerando que o correio fecha às 17h e a costureira às 18h.

• Escrever – Para realizar as tarefas deste grupo preciso de um momento de silêncio e menos agitação, então busco me organizar e criar esse espaço para escrever os roteiros de vídeo e o post do dia seguinte.

• Organização – checar se está tudo OK para a sessão de fotos do dia, checar a sessão de vídeos de terça e quarta, enviar apresentação para ESPM, verificar sobre lançamento do Virada Financeira, gerenciar redes sociais e blog.

Note que as 12 tarefas foram reduzidas em 4 grupos, o que me permite ter um controle maior sobre elas. Depois eu estabeleço horários para as tarefas, dessa forma, meu dia ficou assim:

• 8h30 – Verificar se está tudo OK para a sessão fotográfica
• 9h00 – Receber as clientes e iniciar a produção das fotos
• Aproveitar intervalo de almoço para fazer as tarefas do grupo “Financeiro”, sem deixar de comer!
• 14h – Com a sessão de fotos em andamento, aproveitei para dar uma escapada e escrever o roteiro dos vídeos de terça e quarta
• 15h30 – Finalização da sessão fotográfica
• 16h00 – Checar se está tudo OK para a sessão de vídeos do dia seguinte, enviar a apresentação para a ESPM, falar na editora sobre os preparativos para o lançamento do Virada Financeira
• 16h30 –  Sair para as externas
• 19h00 – Com o trânsito que enfrentamos na cidade, levei mais de 1 hora para fazer 2 tarefas simples, mas ao chegar, já separei os materiais que teria de levar para a sessão de vídeos do dia seguinte, comer alguma coisa e tomar um banho. A sobremesa ficou por conta de um pudim maravilhoso de pistache que a cliente deixou de presente! Uhuuuuu… 😀
• 20h45 – Escrevi o post de terça-feira e organizei a agenda do dia seguinte, colocando as tarefas que foram surgindo e organizando-as em grupos.
• 22h15 – Terminei!

Esse dia foi bem longo, pois eu não estaria no escritório pelos próximos dois dias, então tive que adiantar bastante a organização da semana, mas geralmente paro de trabalhar às 19h/20h.

Mesmo com tudo praticamente cronometrado, tenho outras tarefas que preciso ir encaixando durante o dia, como moderar os comentários no blog (fazemos isso apenas eu e minha irmã), responder às dúvidas de leitoras e sempre checar as redes sociais (Facebook, Instagram, Twitter, Mixcloud). Faço tudo pelo celular e tento manter uma periodicidade de uns 30 minutos a cada checagem, mas depende da minha disponibilidade no dia (por isso às vezes demora um pouco, viu gente!).

Terça e quarta – Tarefas:

Basicamente tive gravação de vídeos de culinária durante os dois dias inteiros. Para quem não sabe, essa é mais uma das minhas funções no estúdio!

Por ter trabalhado muitos anos na TV, especialmente com a Ana Maria Braga no antigo Note & Anote da Record, peguei todas as manhas de cozinhar em frente às câmeras. Como sempre digo: o que se aprende nunca é perdido! Jamais imaginei fazer isso algum dia, mas há cerca de 3 anos venho fazendo esse trabalho em fotos e vídeos e é bem legal. Ah! E no final a gente come tudo! hahahaha…

Com a correria das gravações, não tive tempo de preparar o post de quarta-feira antecipadamente, mas fiz isso no carro pela manhã, enquanto ia para a gravação (aproveitando que não era eu quem estava dirigindo!).

Quinta – Tarefas:

• Montagem do novo curso na eduK
• Reunião de estratégia de divulgação nas redes sociais (Virada Financeira)
• Palestra no Templo de Salomão, às 20h
• Financeiro (emissão de notas, pagamento de contas)
• Separar material para a reunião com cliente na sexta-feira

Siiiiiiimmmmmm, queridas divas-blindetes, teremos um novo curso na eduK que vai ser demais! Fiquem ligadas aqui no blog que logo mais vou poder contar tudinho. 😀

E se tem uma coisa que eu não abro mão na minha agenda é de estar todas as quintas no Templo de Salomão, às 20h, acompanhando as palestras da Cris e do Renato Cardoso. São demais! E é sempre bom dizer que são gratuitas e tem estacionamento (também gratuito) no subsolo do Templo. Outra coisa da qual não abro mão é de fazer tempo para ler a Bíblia e meditar nela. É um momento de crescimento que não pode faltar na agenda.

Sexta – Tarefas:

• Reunião com cliente às 14h, zona Norte
• Correio
• Bancos
• Post de sábado (este aqui!)
• Acertos no blog (programação)

Também separei as tarefas internas das externas para agilizar minha agenda. Aqui em SP temos rodízio de automóveis e o meu não pode circular às sextas, das 7h às 10h e também das 16h às 20h. Morando na zona Sul e tendo reunião na zona Norte, marquei para 14h e já coloquei no carro as encomendas para o Correio e os documentos dos bancos (fui em 2). Deixando tudo preparado, era só uma questão de sair no horário e não demorar além do previsto em cada local. Dessa forma, consegui dar conta de tudo sem tomar multa!

Pulo do gato

O segredinho para dar conta de tudo é ser organizada. Se eu organizo minhas tarefas previamente e defino horários para elas, fica totalmente possível ter foco no que estamos fazendo no momento (tema do post de ontem).

Se você não se organiza, além de não dar conta de tudo (ou de nada), você fica preocupada com o dia de amanhã, com as tarefas da semana que vem e por aí vai. Se quiser mais dicas de organização, recomendo o blog da Thaís Godinho: www.vidaorganizada.com.

Outro segredinho é aproveitar todo o tempinho vago que surgir para fazer algo útil. É dessa forma que consigo ler 100% dos comentários de vocês e responder às leitoras. Se eu não fizesse dessa forma, não faria de forma nenhuma!

Neste momento são 18h45 de sexta-feira e, apesar de ter tido uma semana cheia de trabalho (e de aborrecimentos e chateações de todos os lados…!), já posso parar de trabalhar e relaxar. Tenho um novo livro para ler e depois quero assistir uma série no Netflix. Viu como há tempo para tudo?

E você? Qual tem sido sua maior dificuldade para executar suas tarefas? Se você tem conseguido dar conta, conte-nos o seu segredinho e ajude outras divas-blindetes. 😀

Recadinho!!

Lembrando que faltam apenas 14 dias para o lançamento do meu novo livro Virada Financeira! Anote aí:

Quando: 22/08

Onde: Livraria Cultura da Av. Paulista.

A que horas: das 16h às 19h

Quem vai????

Quem já quiser garantir seu exemplar, a Amazon está fazendo a pré-venda com exclusividade e dando 20% de desconto. Basta clicar aqui e fazer sua compra. Detalhe: a pré-venda é só com cartão de crédito, ok?

Nos vemos!
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