Ladrões de tempo – E-mails – Parte 1

Você sabe quais são os ladrões de tempo? Não? Pois precisa conhecê-los agora mesmo e mandá-los ver o sol nascer quadrado!

Apesar de que os ladrões de tempo sempre existiram na face da Terra, creio que hoje em dia há muito mais deles espalhados por aí. Televisão, redes sociais, mensagens de texto, WhatsApp, jogos, milhões de aplicativos etc. Vamos falar de cada um deles, mas hoje começaremos esta série com algo que pode roubar muito do nosso tempo, mas que simplesmente não podemos abolir da nossa vida: os e-mails.

Aqui seguem algumas dicas para você começar a reaver o tempo que os e-mails estão roubando e, nas próximas semanas, daremos o pulo do gato para você se organizar de forma a otimizar o tempo gasto com eles.

Separe os e-mails pessoais dos comerciais – no horário de trabalho a prioridade deve ser para os e-mails comerciais. Isso não significa que você não possa verificar seus e-mails particulares no seu celular ou tablet, mas que você priorize o que é mais importante. Estabeleça um horário para ler seus e-mails pessoais e combine com sua família e amigos que, sendo algo urgente, a comunicação seja feita por outra via (telefonando, mandando uma mensagem de texto ou WhatsApp, que são formas mais inteligentes de se ter certeza de que o outro recebeu).

Não banalize a palavra “urgente” – jamais coloque “urgente” em um e-mail que não é, assim você poderá pedir aos outros que também não façam isso com você. Tive um cliente que colocava ***URGENTE!!!!*** em tudo, mas nada era de fato urgente. Conclusão: os e-mails dele eram os últimos que eu lia… E também considere que e-mail não é uma forma tão urgente assim de comunicação, pois você não tem nenhuma certeza de que a pessoa está na frente do computador naquela hora.

Utilize o “assunto” como seu aliado – se você escolher bem os assuntos dos seus e-mails, vai facilitar muito mais quando receber a resposta. Evite palavras muito genéricas como orçamento, proposta, reunião, importante, pois você terá centenas deles. Especifique ao máximo, como: Orçamento de cortinas para Sra. Eliana Soares. Assim, você já poderá ir direto nos mais importantes e também facilitará muito para encontrá-los futuramente. Peça para as pessoas também serem mais específicas nos assuntos que lhe enviarem ou mude você mesma quando não disser muito.

SPAMS – são aqueles e-mails super-ultra-mega-chatos de propaganda que, em 99,999999% das vezes não nos interessam nem um pouco (deu pra perceber que eu detesto?). Como evitá-los? Bem, existem alguns meios, anote aí:

• Anti-spam – se o seu provedor de e-mail tiver esse serviço vale a pena habilitar. O anti-spam vai requerer uma confirmação do remetente antes que você receba o e-mail (uma espécie de tira-teima). Isso evita que os robôs que enviam spams consigam fazê-los chegarem na sua caixa de entrada.

• Unroll.me – é um aplicativo muito bom que descadastra seu e-mail dos mailling lists que você não quer fazer parte. Você só digita unroll.me no seu navegador e segue as instruções. Mas vale dizer que ele não funciona para todos os provedores, infelizmente. Mas se você tem uma conta no hotmail, gmail, yahoo, entre outros, pode usar perfeitamente que funciona!

• Canalize para um e-mail só – quando você for se cadastrar em qualquer site de compras principalmente, saiba que você vai receber propaganda não só desse site, mas de todos os “parceiros” dele. Por isso é que você não sabe porque recebe a propaganda da loja X sendo que você nem sabia da existência dela… Use apenas um e-mail para se cadastrar nesses sites e, depois, coloque um anti-spam ou use o unroll.me para controlar o que deseja receber.

DICA DE OURO – cuidado com os falsos e-mails! Hoje em dia tem de tudo e, além de roubar seu tempo, um falso e-mail pode lhe render uma super dor de cabeça. Por isso, tenha a conduta de nunca abrir anexos de remetentes que você não sabe quem é. Recebo quase todos os dias um e-mail dizendo “segue anexo comprovante de depósito de R$ 5.400,00”, mas  jamais abri o tal anexo. Primeiro porque desde a primeira vez já vi que era furada, pois não tinha esse valor a receber (parei para pensar antes de abrir automaticamente) e segundo porque se eu tivesse dúvida, prefiro checar a conta do que abrir um anexo estranho.

Tenha em mente que: bancos não pedem recadastramento de senha por e-mail. Correios não avisam sobre encomendas por e-mail (eles têm milhares de carteiros para isso). A Polícia Federal não manda intimações eletrônicas. A Justiça Eleitoral não cancela seu título de eleitor por e-mail. Pense antes de qualquer coisa e, na dúvida, não se arrisque, caso contrário seu computador pode ser invadido e seus dados usados para todo tipo inimaginável de trambique.

Nos vemos!
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